Privacy and Personal Data Protection

Maria Joelle

Privacy Policy

Effective Date: 15-09-2025
This Privacy Policy explains how EllyWise (“we,” “our,” or “us”) collects, uses, stores, and protects the personal information of employees (“you,” “your,” or “user”) who access and use the EllyWise employee wellness mobile application (the “App”).
The EllyWise App is designed exclusively for employees of our client organizations and is not available for the general public. By using the App, you agree to the practices described in this Privacy Policy.
Importantly, EllyWise is grounded in a scientifically validated framework of Corporate Spirituality, developed and authored by the project’s founder, Dr. Maria Joelle, PhD, an academic researcher in spirituality in organizations. This evidence-based approach ensures that all well-being dimensions assessed in the App have a solid scientific foundation.
1. Information We Collect
When you use EllyWise, we may collect the following information:
  • Login Information: Email address, one-time password (OTP) for authentication.
  • Profile Information: Name, email, phone number, designation, department, date of birth, gender, and profile photo.
  • Survey Responses: Your answers to wellness surveys, including scores and feedback on dimensions of well-being (emotional balance and inner peace, sense of connection, alignment with organizational values, meaning and purpose at work, opportunities for inner life).
  • App Usage Data: Interactions with surveys, scores, and history.
We do not collect location, contacts, or other unrelated sensitive data.
2. How We Use Your Information
Your information is used only for the following purposes:
  • To provide access to EllyWise and verify your identity through OTP login.
  • To administer surveys and calculate your well-being and spirituality score.
  • To maintain your profile and survey history.
  • To provide personalized insights into your well-being and, where applicable, share aggregated, anonymized results with your employer for organizational wellness analysis.
  • To improve, update, and maintain the App’s functionality.
We do not sell, rent, or share your personal information with third parties for marketing or commercial purposes.
3. Data Sharing
  • With Your Employer: Individual responses are treated confidentially. Only aggregated or anonymized results may be shared with your employer to generate organizational wellness insights.
  • With Service Providers: Limited sharing may occur with trusted third-party providers (e.g., OTP/email services, hosting providers) solely to operate EllyWise.
  • Legal Obligations: We may disclose your information if required by law or government authorities.
4. Data Security
We implement reasonable technical and organizational security measures to protect your personal information against unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction. However, no method of transmission or storage is completely secure, and we cannot guarantee absolute security.
5. Data Retention
  • Personal data (profile information and survey responses) is retained as long as your employer maintains access to EllyWise.
  • Upon termination of employment or at your employer’s request, your data will be securely deleted or anonymized within a reasonable period.
6. Your Rights
You may:
  • Access, update, or correct your personal information within the App (Profile section).
  • Request deletion of your account by contacting us or your employer.
  • Withdraw consent for processing, where applicable.
7. Children’s Privacy
EllyWise is not intended for individuals under the age of 18.
8. Changes to this Policy
We may update this Privacy Policy periodically. Updates will be communicated to client organizations and made available within the App.
9. Contact Us
If you have any questions about this Privacy Policy or how your data is handled, please contact us at:
Office 1
Estádio da Associação Académica de Futebol de Coimbra
Rua Dom Manuel I, Sala 13
3030-320 Coimbra
Office 2
Rua Tierno Galvan, Torre 3, Piso 4
1070-274 Lisboa
Email Contacts:
Office 1
Estádio da Associação Académica de Futebol de Coimbra
Rua Dom Manuel I
Sala 13, 3030-320 Coimbra - Portugal
Office 2
Amoreiras Square
R. Carlos Alberto da Mota Pinto 17 3rd Floor A
1070-313 Lisboa - Portugal
Email Contacts:


Portuguese

Data de Vigência: 15-09-2025
A presente Política de Privacidade explica como a EllyWise (“nós”, “nosso(a)”) recolhe, utiliza, armazena e protege as informações pessoais dos colaboradores (“você”, “seu/sua”, “utilizador”) que acedem e utilizam a aplicação móvel de bem-estar organizacional (a “App”).
A App é destinada exclusivamente a colaboradores de organizações clientes e não está disponível para o público em geral.
A EllyWise assenta num enquadramento cientificamente validado de Espiritualidade Corporativa, desenvolvido e validado pela autora do projeto, Dra. Maria Joelle, PhD, investigadora académica na área da espiritualidade nas organizações. Esta base científica assegura que todas as dimensões de bem-estar avaliadas na App têm fundamentos sólidos de investigação.
1. Informação que Recolhemos
Quando utiliza a EllyWise, poderemos recolher as seguintes informações:
  • Informação de Login: Endereço de e-mail e palavra-passe temporária (OTP) para autenticação.
  • Informação de Perfil: Nome, e-mail, número de telefone, cargo, departamento, data de nascimento, género e fotografia de perfil.
  • Respostas a Questionários: As suas respostas a inquéritos de bem-estar, incluindo pontuações e feedback relativamente às dimensões avaliadas (equilíbrio emocional e paz interior, sentido de conexão, alinhamento com valores da organização, significado e propósito no trabalho, oportunidades para a vida interior).
  • Dados de Utilização da App: Interações com questionários, pontuações e histórico de utilização.
Não recolhemos dados de localização, contactos ou outras informações sensíveis que não estejam relacionadas com os inquéritos.
2. Como Utilizamos a Sua Informação
A sua informação é utilizada apenas para os seguintes fins:
  • Permitir o acesso à EllyWise e verificar a sua identidade através de OTP.
  • Administrar questionários e calcular o seu índice de bem-estar emocional e espiritual a nível corporativo.
  • Manter o seu perfil e histórico de respostas.
  • Fornecer-lhe informações e insights personalizados sobre o seu bem-estar.
  • Partilhar resultados agregados e anónimos (sem identificação individual).
  • Melhorar, atualizar e manter a funcionalidade da App.
Nunca vendemos, alugamos ou partilhamos os seus dados pessoais com terceiros para fins comerciais ou de marketing.
3. Partilha de Dados
  • Com o seu Empregador: As respostas individuais são tratadas de forma confidencial. Apenas resultados agregados anónimos poderão ser partilhados para gerar insights organizacionais.
  • Com Prestadores de Serviços: Poderemos partilhar informação limitada com fornecedores de serviços externos (ex.: serviços de OTP, alojamento de dados), apenas para assegurar o funcionamento da EllyWise APP.
  • Obrigações Legais: Poderemos divulgar informações caso seja exigido por lei ou autoridades competentes.
4. Segurança dos Dados
Implementamos medidas de segurança técnicas e organizacionais razoáveis para proteger os seus dados pessoais contra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição. No entanto, nenhum método de transmissão ou armazenamento é totalmente seguro, e não podemos garantir segurança absoluta.
5. Retenção de Dados
  • Os dados pessoais (informações de perfil e respostas a questionários) são mantidos enquanto o seu empregador tiver acesso ativo à EllyWise.
  • Após cessação da relação laboral ou a pedido do empregador, os seus dados serão eliminados.
6. Os Seus Direitos
Enquanto utilizador, tem o direito de:
  • Aceder, atualizar ou corrigir os seus dados pessoais através da App (secção de Perfil).
  • Solicitar a eliminação da sua conta, contactando-nos ou ao seu empregador.
  • Retirar o seu consentimento para o tratamento de dados, quando aplicável.
7. Privacidade de Menores
A EllyWise APP não se destina a menores de 18 anos.
8. Alterações a esta Política
Poderemos atualizar a presente Política de Privacidade periodicamente. Todas as alterações serão comunicadas às organizações clientes e disponibilizadas dentro da App.
9. Contactos
Se tiver dúvidas sobre esta Política de Privacidade ou sobre a forma como os seus dados são tratados, pode contactar-nos:
Office 1
Estádio da Associação Académica de Futebol de Coimbra
Rua Dom Manuel I
Sala 13, 3030-320 Coimbra - Portugal
Office 2
Amoreiras Square
R. Carlos Alberto da Mota Pinto 17 3rd Floor A
1070-313 Lisboa - Portugal
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